Корпоративные правила, которые работают

⏱ Время прочтения — 5 минут

Предыстория

Первая версия корпоративных правил и принципов нашего агентства появилась в 2015 году, большая их часть была подсмотрена у мастера регулярного менеджмента Александра Фридмана: «Сделал — доложи», «Уперся — сообщи» и т. д. Ультимативные, однозначные, местами жесткие, они помогали компании синхронизировать людей с разными понятийными системами, взглядами на «важно — не важно, хорошо — плохо». Их не всегда понимали, не все принимали до первой ошибки, хоть они и показывали свою важность до последнего.

Вот наш новый путь, а где же правила игры?

В 2019 году агентство взяло новый курс на самоорганизованность и осознанность.

Почему? Ответ прост: весь мир стал VUCA, в пиаре и коммуникациях этот тренд прослеживался и прослеживается сейчас очень ярко. Всё настолько хаотично и быстро меняется, что иерархическая структура, где руководитель вечно что-то кому-то аппрувит, просто перестанет профессионально развиваться. Поэтому у агентства появилась необходимость максимально вовлекать в решения людей, а это про самоуправляемость, и для этого принципов регулярного менеджмента уже мало. Они не описывают коммуникации между людьми, не вводят прозрачность, необходимую для принятия решений.

Для такой самоорганизованной структуры нужны были свои правила игры, поэтому мы привлекли внешних экспертов-фасилитаторов, которые помогали нам строить новую корпоративную среду и культуру.

Тогда инициативная команда фасилитаторов во главе с основателем предложила всем сотрудникам разработать новые правила и принципы. Это предложение быстро нашло отклик у команды, и мы принялись за работу.

Как мы создавали новые правила

Чтобы создание новых правил не превратилось в бесконечный процесс, специалисты по построению культуры предложили простой план. Если кратко, то выглядел он так.

1-й этап. Собрали рабочую группу

В осознанной компании каждый решает самостоятельно, готов он, может ли взяться за новый проект, или нет. Проект по созданию новых правил не стал исключением. В рабочую команду вошло семь добровольцев, которые узким кругом формулировали каждое правило, раз в неделю рассказывали всей команде о ходе своей работы, собирали обратную связь, вносили коррективы и т. д.

2-й этап. Собрали фактуру для правил

Прежде чем начать формулировать правила, рабочая группа собрала свежие кейсы всех кризисных ситуаций, которые случились в компании. К ним добавились старые правила, которые коллектив считал рабочими, боли команды, стратегические цели компании и правила новой этики. Около пяти страниц теста, из которого дальше ребята лепили произведение корпоративного искусства.

3-й этап. Формулирование, отсев

На этом этапе были сформулированы все правила и принципы, удалены все задвоенные тезисы, а также те, которые логически не решали ни боли команды, ни компании и не соотносились со стратегическими целями.

Для простоты чтения все правила были сгруппированы в три логических блока — «Общие принципы корпоративной культуры», «Правила взаимодействия» и «Правила управления задачами».

4-й этап. Тестирование, сбор обратной связи

Когда все правила были просеяны через сито адекватности, логики и здравого смысла, их разослали всей команде для получения обратной связи. В ответ пришли вопросы, несогласия, уточнения. Рабочая группа разобрала внутри все ответы, некоторые были интегрированы в правила, некоторые — нет. По последним мы провели отдельную встречу со всей командой, где рассказали, какое замечание осталось не интегрированным и почему. Обсуждение длилось до тех пор, пока и тот, кто дал обратную связь, и рабочая группа не пришли к единому мнению.

«В процессе иногда казалось, что мы обсуждаем очевидные вещи, но именно им чаще всего не хватает внимания. К тому же “очевидность” у каждого своя, поэтому важно было прийти к общему знаменателю, и, кажется, у нас это получилось».

5-й этап. Билет в жизнь

За два месяца работы над внутренним проектом усилиями всей команды у нас появились новые правила, они интегрировались во все процессы агентства — онбординг, управление проектами, рекрутинг и т. д.

Штатный дизайнер сверстал краткую версию правил — своего рода шпаргалку, которую мы вкладываем в велкам-пак для новых сотрудников, ее же печатаем в качестве плаката в рабочую зону.

«Сильные и здоровые корпоративные принципы позволяют не только легко найти “своих” при приеме на работу, но и создать команду людей, обладающих сходными взглядами на рабочий процесс и легко понимающих друг друга».

Каковы результаты?

Спустя два месяца жизни новых правил мы провели опрос среди сотрудников. О глобальных результатах еще рано говорить, но уже сейчас видно, что командная разработка правил обеспечила большое количество хранителей и последователей. Она сделала правила максимально рабочими, ведь каждое из них учитывает боли людей, страхи и мешающие развитию стереотипы, при этом цели компании не потерялись, а синхронизировались с целями людей.

«Часть корпоративных принципов живет с нами больше 5 лет и очень помогает в работе. Разработка и добавление новых принципов были необходимы, поскольку эти принципы затронули не только аспекты профессионализма, но также отношения между коллегами, руководством — между людьми. Благодаря этим принципам мы стали человечнее, более открыты друг к другу и с большим желанием высказываем свою точку зрения, не боимся выражать себя и свою позицию».

Процесс такого создания новых правил показал сотрудникам, что они в своей зоне ответственности полностью самостоятельны, в силах принимать решения без тонны ненужных согласований, могут влиять на компанию, а инициатива в нашем случае поощряется.

«Сегодня новые правила нашего агентства — это ни границы дозволенного, ни способ наказать или поощрить. Это перспектива возможностей, это основа, которая помогает каждому в команде быть самостоятельным. Я верю, что будущее за людьми, которые могут и хотят принимать решения, и за компаниями, которые научились давать свободу инициативным, помогать и поддерживать новшества. Наш Путь — это наш ответ на вызовы времени».